A chi è rivolto questo articolo sulla gestione IT
Questo articolo è scritto per te che sei un imprenditore o un professionista, ma anche per te che fai l’IT Manager per un’azienda privata.
Background
Giro incessantemente per aziende ormai da diversi anni, più di venti, ad analizzare situazioni informatiche più o meno precarie e cercando di risolvere i problemi di chi quelle aziende le deve mandare avanti ogni giorno.
Vista la rapida e frenetica evoluzione, vent’anni nel mondo IT valgono come 200 anni in altri settori, quindi mi considero un po’ un vecchio saggio.
Oggi voglio provare a raccontarti qualcosa come un nonno fa con il nipotino, quindi siediti qui, sulle mie ginocchia, e ascolta.
Negli anni ho avuto a che fare con decine, forse centinaia, di imprenditori e professionisti. Se dovessi selezionare dei parametri per suddividerli in categorie, uno dei raggruppamenti lo potrei effettuare sulla base della gestione IT.
Meglio ancora, sulla base dell’approccio dell’imprenditore in merito alla scelta del proprio partner per la Gestione IT.
Uscirebbero 5 categorie distinte, che ti descrivo brevemente.
1. Imprenditore vs. Google
Se fai parte di questo gruppo sei un imprenditore che si gestisce le questioni informatiche in autonomia, affidandosi al classico motto “su Google si trova tutto“.
Un sistema che mi sento di criticare, perché a mio avviso il tuo tempo da imprenditore dovrebbe essere investito meglio di così.
Il tempo è una risorsa limitata, ed è la più preziosa di cui disponi.
Ogni istante passato su Google è un istante sottratto al tuo business, e se andassi a leggere cosa dice la tua visura camerale, credo che l’oggetto sociale della tua attività, ovvero quello che ti porta i soldi in cassa, sarebbe un’altra cosa.
Ecco, dovresti concentrarti su quella cosa lì.
2. Imprenditore vs. Venditore
Venditore è chiunque chiami in causa per la fornitura e l’installazione di qualcosa di specifico.
Un macchinario, un software gestionale, un dispositivo di qualche tipo, una periferica…
Ci siamo intesi, no?
Ecco, se la gestione della tua infrastruttura informatica è in mano ai venditori credo tu abbia un problema, legato principalmente allo scopo di un venditore (in questo caso guarda cosa c’è scritto sulla sua di visura camerale).
L’obiettivo di un venditore è quello di venderti qualcosa, installare e configurare il tutto, fatturare, incassare e andare a ripetere lo stesso ciclo da qualche altra parte.
È nella sua natura, ed è giusto che sia così, perché quello è il suo mestiere. Inoltre ogni venditore limiterebbe la sua responsabilità, se volesse assumersene un po’, ad un ambito specifico, senza entrare nel contesto generale.
Questo porta ad avere un puzzle di cui ognuno possiede qualche pezzo, ma senza nessuno in grado di completarlo.
3. Imprenditore vs. IT Interno
E’ una situazione che riscontro in aziende di una certa dimensione (dai 30/35 dipendenti in su, normalmente) e con un minimo di struttura.
Lo staff IT, per realtà medio piccole, è normalmente formato da una persona sola.
Se ti trovi in questo contesto ti dico come funzionano le cose, e vediamo se indovino.
Il tuo addetto IT è mediamente sempre di corsa, tutto indaffarato per far si che le cose funzionino.
Riceve chiamate dai colleghi perché non funziona più questo, ha smesso di funzionare quello e non si accende più quell’altro.
In tutta onestà, lui non dispone neppure di competenze tecniche eccellenti o specifiche, ma è semplicemente “bravo a sufficienza” per tenere in piedi l’infrastruttura.
Non ha tempo da dedicare allo sviluppo di nuove soluzioni, nonostante esistano tecnologie che renderebbero i processi più efficienti, e quindi non è minimamente propositivo in tal senso.
Quando va in ferie o prende l’influenza è un problema, perché nessun altro sa dove mettere le mani, e tutte le informazioni sono solo ed esclusivamente nella sua testa.
4. Imprenditore vs. Fornitore di Servizi Gestiti o MSP (Managed Service Provider)
In questo caso hai sottoscritto un contratto con un soggetto esterno, al quale hai delegato il funzionamento della tua infrastruttura IT.
Dal punto di vista economico reputo questa una scelta saggia, ma dal punto di vista dei processi della tua attività, forse la cosa va analizzata con maggiore attenzione.
Innanzitutto bisogna capire come è strutturato il servizio, perché il termine MSP oggi come oggi è un po’ inflazionato, e spesso dietro a questo nome si nascondono aziende che operano con la stessa modalità in voga 10 o più anni fa.
Se il servizio viene erogato in modo prevalentemente reattivo (hai un problema, chiami, qualcuno interviene e lo risolve) allora manca una componente chiave: la proattività.
Un MSP dovrebbe lavorare per evitare il fermo, e quindi la tua chiamata. Dovrebbe fare in modo che i sistemi funzionino costantemente grazie ad un monitoraggio continuo. Ma anche così ne mancherebbe un pezzo.
L’informatica dovrebbe essere in costante evoluzione per adattarsi al tuo modello di business, per renderti più efficiente e più competitivo e per agire su tutti quei processi critici, snellendoli e migliorandoli.
Un obiettivo che richiede una elevata conoscenza delle tue dinamiche interne e che, difficilmente, un esterno potrebbe conoscere nel dettaglio.
5. Imprenditore vs. IT interno + MSP (IT Cogestito)
Se ti trovi in questa situazione (o se miri ad ottenerla) sei un visionario illuminato.
Si tratta di un approccio che prevede la combinazione di un reparto IT interno (composto da una o più persone) con un fornitore di servizi gestiti esterno.
Il reparto IT potrà fornire un punto di vista completo da una prospettiva che domina le dinamiche interne all’azienda, concentrandosi quindi su processi e obiettivi, con la possibilità di monitorarne l’andamento e verificare che la direzione sia quella corretta, correggendo la rotta in caso di necessità. Il fornitore esterno, il Managed Service Provider, potrà invece portare l’esperienza maturata in modo continuo su un elevato numero di situazioni eterogenee (i propri clienti), abbinata a skill specifiche su molteplici tecnologie, cosa che difficilmente potrà essere ottenuta da un reparto interno di piccole dimensioni.
Inoltre, la corretta delega delle attività tra IT e MSP (e viceversa), potrà liberare tempo e risorse mentali del reparto interno, mettendolo quindi in condizione di poter gestire e supervisionare progetti di crescita e di evoluzione che impatteranno positivamente sui risultati d’esercizio della tua attività.
Come? Semplicemente “scaricando” sul MSP attività a scarso valore aggiunto come il monitoraggio, il supporto tecnico di primo livello, la documentazione…
Bene, ora che la carrellata è conclusa, ti chiedo di soffermarti un istante e ragionare. Di quale categoria fai parte?
Non ci sono altre possibilità, quindi sicuramente la tua infrastruttura IT è gestita con una delle 5 modalità appena analizzate.
Ti ritrovi? Molto bene.
Ora che ti sei identificato in un gruppo, ti chiedo di soffermarti per un altro istante e dimmi: l’approccio che hai scelto, sta funzionando? Stai ottenendo risultati? Ma prima di rispondermi ti spiego cosa intendo per risultato.
Anzi, ti dico cosa sicuramente non intendo.
Non considero un risultato degno di nota il fatto di riuscire a risolvere i problemi quando questi si presentano, se per farlo devi bloccare qualche altro pezzo di azienda.
Se non puoi rispettare un piano perché devi metterti a trafficare su un PC che fa i capricci, allora quello non è un risultato positivo. Se per non far saltare il tuo piano trascuri il PC capriccioso, impedendo al suo utente di lavorare in modo agevole o guastando il suo di piano, allora anche quello non è un risultato positivo.
Se la tua azienda sta lavorando con tecnologie obsolete, “perché comunque stanno funzionando“, e perché “metterci le mani significa infilarsi in un possibile ginepraio“, allora non stai ottenendo risultati positivi.
Se non hai una fotografia completa che documenti tutta la tua infrastruttura perché nessuno ha mai avuto tempo di farla, o perché anche dopo averla fatta nessuno l’ha mai potuta tenere aggiornata, allora non sei in positivo.
Se il tuo tecnico IT non può andare in ferie dal 1994, o almeno non può farlo allontanandosi più di 45 Km dalla sede, non può stare via per più di 3 giorni e deve comunque tenere il telefono attivo h24 perché potrebbe succedere un patatrac in qualsiasi momento, allora no, nemmeno questo è un risultato positivo.
E poi ci sono tutti i lati nascosti, quelli che non si vedono in modo chiaro e che non ti consentono di fare una valutazione, ma che ti espongono a rischi, spesso neppure quantificabili. Ecco, anche queste situazioni non sono un risultato positivo per la tua azienda.
Un esempio su tutti? Eccolo.
- Tu, il tuo tecnico IT interno o l’azienda esterna che ti segue sareste disposti a mettere la mano sul fuoco parlando di backup e disaster recovery?
- Sei certo di riuscire a ripristinare la tua operatività in caso di necessità?
- Sai quanti dati perderesti?
- Sai con certezza quanto tempo sarebbe necessario per la ripartenza dei sistemi più critici?
- Ci hai mai provato?
Se la risposta è no, indovina un po’, l’approccio che hai scelto non sta funzionando in modo corretto e qualcosa sta girando per il verso giusto solo ed esclusivamente grazie alla buona sorte.
E io cosa potrei fare per darti una mano?
Mah, onestamente spero che già solo aver scritto questo articolo possa averti dato una grande mano, fosse anche solo perché, se sei arrivato a leggere fino a qui, ti ho fatto fermare per 5 minuti e pensare al tuo attuale contesto.
Spero di averti regalato un minimo di consapevolezza.
Detto questo, cosa posso fare per te?
Non lo so, onestamente.
Dipende da quale delle 5 categorie ti rappresenta maggiormente. Sicuramente i contesti dove io e la mia azienda operiamo in modo più efficace sono quelli che portano l’imprenditore a far parte dell’ultima categoria, quindi dove possiamo affiancare un reparto IT interno, non per prenderne il posto, ma per renderlo migliore.
Comunque, se sei nella condizione 1, quella dove la tua azienda va avanti (informaticamente parlando) grazie a te e al Sig. Google, allora darti una mano sarà abbastanza dura.
Ti posso solo invitare ad una riflessione: sei sicuro che ciò che stai facendo ti stia venendo bene?
Se sei nella condizione di aver affidato tutto a dei Venditori, si aprono un paio di scenari.
Se il venditore capisce che il nostro lavoro non è quello di “rubargli le vendite”, ma quello di far si che i tuoi acquisti portino migliori risultati in minore tempo, allora possiamo sederci intorno a un tavolo e intavolare qualche ragionamento.
Se invece ha il timore che noi si voglia vendere oggetti al posto suo, sarà molto dura averci a che fare, perché tenderà a mettersi di traverso ogni due per tre.
Se hai un reparto IT interno (e a maggior ragione se il reparto IT ha un solo nome e cognome) allora potremmo migliorare la qualità della vita di entrambi: la tua e la sua. Sediamoci e parliamone quando vuoi.
Se sei affiancato da un MSP devi capire se quella sigla rispecchia davvero il lavoro che svolge suoi tuoi sistemi.
Se hai sottoscritto un contratto dove i tempi di intervento e i costi sono certi (e vengono rispettati) e se il tuo partner agisce in modo chiaro, tempestivo, risolutivo, ma soprattutto in modo proattivo (tendenzialmente prima che tu ti trovi con un fermo), allora sei in buone mani. In caso contrario… vedi tu.
Infine, se la tua infrastruttura è in cogestione tra un reparto IT interno e un MSP, e tutto funziona al meglio, come dovrebbe essere, allora fai parte del gruppo degli illuminati. Posso solo stringerti la mano e farti i complimenti.
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Un saluto e alla prossima!
Andrea Monguzzi